Je opent je inbox en wéér is ie tot aan de nok toe gevuld. Werkte je bankrekening ook maar op die manier. Nieuwsbrieven, klantvragen, samenwerkingsverzoeken en oh ja… die ene mail waar je gisteren nog op wilde reageren. Herkenbaar? Inbox management uitbesteden aan een virtual assistant voelt dan bijna als een spa-dag voor je hoofd. Halleluja!

In dit blog laat ik zien hoe je dit slim aanpakt, wat je uit handen geeft en welke afspraken zorgen voor snelheid en rust.

Waarom e-mail uitbesteden werkt

Je inbox is geen takenlijst en ook geen archief. Toch behandelen veel ondernemers het zo. Gevolg: je werkt reactief en laat je dag bepalen door binnenkomende berichten. Een Een VA scheidt hoofd- van bijzaken en maakt van jouw e-mail weer een communicatiemiddel in plaats van your-worst-nightmare.

Denk aan:

• Jij ontvangt alleen nog de mails waar jij écht wat mee moet
• Overige mail wordt voor jou beantwoord in jouw tone of voice
• Jij wordt op de hooogte gehouden van lopende zaken
• Er wordt een einde gemaakt aan het doom-scrollen door al die nieuwsbrieven.

Zo start je met inbox management uitbesteden

Stap 1. Beslis wat jij zelf blijft doen

Bepaal je spelregels. Denk hierbij in drie categorieën: Jij, Samen, VA.

1. JIJ: Welke mails handel jij altijd zelf af? Bijvoorbeeld offertes, media-aanvragen en privé-mail. Leg dit vast in een kort document. Houd het simpel.
2. SAMEN: Welke antwoorden wil je dat jouw VA voorbereidt maar jij accordeert?
3. VA: Met welke mails wil jij niets meer maken hebben?

Stap 2. Bepaal jouw tone of voice

Voor jou is jouw manier van schrijven en praten de normaalste zaak van de wereld, maar een VA die net met jou gaat werken heeft misschien een heel ander idee van communiceren met klanten. Bepaal dus van tevoren jouw tone of voice.

• Aanspreekvorm. Je of u?
• Persoonlijk of formeel afstandelijk?
• Humor: Subtiel, droog of liever niet
• Kort en to the point of met een korte toelichting
• Taal: Nederlands met af en toe een Engels woord of volledig Nederlands
• Denk ook aan specifieke woorden die jij gebruikt en belangrijk vindt. Bijvoorbeeld cliënt in plaats van klant. Of juist andersom 😉

Leg ook dit vast in het document dat je aan je VA kan geven.

Stap 3. Maak heldere templates

Schrijf antwoordtemplates voor de top 5 terugkerende mails. Of laat je VA dit doen zodat jij daar alleen nog feedback op hoeft te geven.

Voorbeelden:

• Nieuwe klant aanmelding
• Factuurvraag
• “Kunnen we een kopje koffie doen?”
• Spreekverzoek
• Samenwerkingsvoorstel
• Stageverzoek

Wanneer er dan zo’n standaardvraag binnenkomt kan jouw VA het antwoordtemplate personaliseren en de mails beantwoorden. De toon blijft van jou.

Stap 4. Laat jouw VA slimme filters inrichten

Het filter in je mailbox is eigenlijk de Sorteerhoed van jouw e-mail. Hij stuurt elk bericht naar het juiste huis. (sorry ik lees momenteel Harry Potter met mijn dochter)
Bijvoorbeeld alles met “uitschrijven” kan direct naar een map “Nieuwsbrieven”. Of “factuur” naar de map finance etc.

Let op: niet iedereen vindt dit fijn werken. Het kan ook zijn dat je wel graag eerst alles in je inbox wilt hebben staan om het vervolgens zelf (of door je VA) in de juiste map te laten archiveren.

Stap 5. Gun jezelf een privé-werk-mailbox

Wanneer je met een VA gaat werken is het handig om jouw mailadres aan te passen naar bijvoorbeeld team@naam-van-je-bedrijf.nl en voor jezelf een privé mail aan te maken en deze aan zo weinig mogelijk mensen door te geven.

Zo kan jouw VA de “team” box beheren en jou de mails doorsturen waar jij wat mee moet.
Mocht je meer teamleden hebben zorg dan ook dat zij alleen een persoonlijk mailadres krijgen. Dan kan de VA die het mailmanagement doet hen ook makkelijk mails doorsturen wanneer deze voor hen zijn bedoeld.

Wat levert het uitbesteden van jouw mailmanagement je op:

• Tijd en energie (niet meer hoeven huilen als je je mail ’s ochtends opent)
• Snellere antwoorden richting klanten = blije klanten
• Overzicht in acties en follow-ups (niet meer “oeps die mail heb ik niet gezien”)
• Voor jou meer focus op het werk waar jij binnen jouw bedrijf het verschil kan maken.
• Een inbox die ’s avonds dicht kan zonder schuldgevoel

Veelgemaakte fouten bij e-mail uitbesteden

Te veel uitzonderingen
Als alles een uitzondering is, loopt je VA vast. Eenvoud wint.

Geen eindverantwoordelijke
Wanneer jij blijft micro-managen en iedere mail wil nalezen die de team-box verlaat dan komt er geen tijdswinst. Geef de verantwoordelijkheid uit handen. Gun jezelf die rust en je VA het vertrouwen. Pas daarna kan je gaan ervaren hoe jullie samenwerken.

Overvolle nieuwsbrievenmap

Nieuwsbrief scrollen kost tijd en levert 9 van de 10 keer niets op. Unsubscribe is óók een taak. Laat je VA je bij iedere niet-meer-relevante nieuwsbrief uitschrijven. Weg met die FOMO. Je kiest voor het leukste feestje en de rest gaat je mailbox uit.

Conclusie

Inbox management uitbesteden is geen luxe. Het is een systeemkeuze waarmee je tijd en energie terugwint. Want hoe lekker is het wanneer je niet meer je dag hoeft te starten met “het bijwerken van je inbox”? Hoeveel tijd gaat je dat niet opleveren? Hoeveel nieuwe projecten kan je in die tijd niet opstarten? Hoeveel nieuwe klanten kan je niet bedienen in de tijd die je nu nog kwijt bent aan dat hoofdpijnproject “mail”.

Ik doe het graag voor je.

👉Plan hier een korte call in!

Dan kijken we of ik de juiste persoon ben voor jouw mailbox.
Ik kijk ernaar uit kennis met je te maken!